奥サマーが亡くなってから10日間くらい、強制イベントをこなすようにバタバタとした日々でした。各所への連絡、葬儀屋さん含め葬儀関係の手配、自治体での手続きなどなど。
奥サマーの場合には、火葬場が混んでいて、亡くなってから火葬されるまで5日位時間がありました。その中で、やってよかったというか、いろいろ便利だったのでオススメしたいことがあったので、今回はそれを書いてみようと思います。
それは、弔問された方に記入していただく記帳についてです。奥サマーの時には、スマホで QR コードを読み込んで Google フォームに記入してもらう「デジタル記帳」にしました。当時の僕がどういう思考でたどり着いたのか、詳細はわかりませんが、奥サマーが亡くなった次の日の夜中、眠れないけどできることもない、という時間で思いつき、30分ほどでフォームをつくり、明け方、コンビニに QR コードをプリントアウトしにいったのは覚えています。
デジタル記帳のメリット
記帳に並ぶことがほぼ無い
従来の記帳ノートだと、前の人が書き終わるのを待つ必要がありますが、QR コードはとりあえず読み込めば、自分の端末で記帳ができるのでスムーズでした。150名を超える弔問客がいらっしゃいましたが、記帳待ちの列ができることは一度もありませんでした。
後からでも記帳できる
故人に寄せる想いはそれぞれで、そのスピード感もそれぞれなので、QR コードを読み込んで持ち帰り、後ほど記帳していただいた方もいらっしゃいました。
好きなことを聞ける
記帳は Google フォームを自分で作成したので、お名前の他にも「思い出や関係性など（自由記入）」の欄を設けました。奥サマーの関係者とはいえ、すべての方を知っているわけではないので、いらっしゃったのがどんな方だったのか「故人との関係性」がわかったのは良かったですし、「メッセージ」もそれぞれの想いを記入していただけて良かったです。絵文字が入っているメッセージもあり、デジタルならではだなと思いました。
整理や連絡が楽
これは喪主側のメリットでしかないですが、どなたがいらっしゃったのかだったり、その後の連絡だったりがとても楽なんじゃないかと思います。記名された文字が読みづらいこともなく、デジタルデータで入ってくるので、そのまま使うことができます。今回はメールアドレスもいただいたので、約２ヶ月後に開催した「故人を送り出す会」の連絡もメールでさせていただきましたが、あれが関係性もわからない中でひとつひとつ手入力だったとしたら、相当大変だったのではないかと思います。
今回は故人の強い希望で御香典はいただかず、お気持ちだけいただいていましたが、御香典をいただいていた場合、その情報もまとめて整理しなきゃいけないことを考えると、なおさらデジタルデータで扱う方がいいんじゃないかと思っています。
弔問客とのコミュニケーション
これは些細なことですが「デジタル記帳をお願いします」と伝えて QR コードを見せる時に、少しの緩みというか、コミュニケーションができるので、空気が張り詰めなくて良かったとも思っています。我々はブロガー夫婦だったこともあって「らしいね」という会話も生まれました。
あとは、「思い出や関係性」の項目をしっかりと記入してくれた方が多くて「え、奥サマーって職場ではそんな感じだったの？」とか「そんなことがあったんだ！」という感じで、故人について知ることが多かったんですよね。そこからまた縁が生まれたりもして、つながりができたのは良かったです。
デジタル記帳で気をつけたいこと
スマホが使えるか？
故人が若かったこともあり、60代以上の弔問客はほぼいませんでした。なので、QR コードを読み込んでサイトにアクセスする流れを皆さんが理解していたのですが、60代以上の方が多い場合は違ってくるだろうな、と思います。
あとは、スマホの電波が入る場所だったので助かりましたが、電波が入りにくい場合は Wi-Fi を用意するのか等、別の心配事が増えてしまいます。今回の会場は市の施設で Wi-Fi も飛んでいたので問題ありませんでしたが、事前に確認した方がいいと思います。
フォームの設定と運用について
今回作成した Google フォームの項目は以下のような感じでした。
項目１：お名前（必須・記述式）
項目２：メールアドレス（任意・記述式）
項目３：送り出す会の案内を希望するか（必須・選択式）
項目４：思い出や関係性など（自由記入）
実際の運用
受付に QR コードを置いておき、弔問にいらっしゃった方には「デジタル記帳をお願いします」と一言声をかけました。Google フォームの回答はスプレッドシートに出力されるようにしておいたので、送信されるとすぐに見ることができる状態になります。最終的に150名を超える方に記帳していただきました。後に開催した「故人を送り出す会」の出席に関しても、スプレッドシートに列を追加して管理していました。
従来の記帳との比較
葬儀社の方に聞いたところ、従来の紙の記帳だと以下のような課題があるそうです。
・記帳待ちの列ができることがある（特に参列者が多い場合）
・字が読みづらく、後から誰が来たのかわからないことがある
・住所録への転記作業が大変
・記帳ノートの保管場所に困る
デジタル記帳にすることで、これらの課題はほぼ解決されました。特に「字が読みづらい」問題は完全になくなりましたし、データ化されているので検索も簡単です。
こんな人におすすめ
デジタル記帳は以下のような方におすすめだと思います。
・故人が若く、弔問客も比較的若い世代が多い
・後日、参列者への連絡をスムーズに行いたい
・弔問客のメッセージを大切に保管したい
・参列者が多く、記帳待ちが発生しそう
逆に、以下のような場合は従来の紙の記帳の方が適しているかもしれません。
・弔問客の大半が高齢者
・会場の電波状況が悪い
・デジタルデバイスに不慣れな地域
まとめ
突然の出来事で混乱している中、眠れない夜中に思いついてやってみたデジタル記帳でしたが、結果的にはとても良い選択だったと思います。弔問客の方々にとってもスムーズでしたし、こちらとしても後々の作業が楽になりました。
もちろん、故人の年齢や関係者の年齢層、会場の状況などによって向き不向きはあると思いますが、選択肢のひとつとして考えてみてもいいんじゃないかと思います。
こういう経験は誰もができればしたくないものですが、もし同じような状況になった時に、少しでも参考になれば幸いです。デジタル記帳、思ったよりも簡単にできますし、弔問客の方々の想いをしっかりと形に残せる良い方法だと感じました。
終わり。
